Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
 
!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
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!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
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!Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.
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!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
 
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!Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche
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!Table billets entrée : Caisse avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
 
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!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
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!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 
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!Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques,
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!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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!Commander les livres nécessaires
 
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!Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer
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!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
 
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!Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.
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!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
 
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!Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche
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!Matériels : 3 tables
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!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
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!Matériels : Stands ACNV
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* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
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!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Obtenir la configuration des salles
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!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
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!Signalétique voir actions Accueil
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!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
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!Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
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!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
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!Centralisation des recettes
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! Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
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!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
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!Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
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!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
 
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* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
 
−
'''Avant la fête'''
 
−
: Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
 
−
: Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
 
−
: Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
 
−
: Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
 
 
'''Pendant la fête'''
 
'''Pendant la fête'''
−
: Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
+
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: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
 
: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
 
: Garder sous clés les matériels sensibles
 
: Garder sous clés les matériels sensibles

Version du 4 avril 2010 à 23:32

Suivi des actions de préparation

  • Pour le poste accueil :
Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
liste des ateliers et des horaires Jean-François NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... Sophie NON
  • Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas :
Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Qui ? ? NON
Programmes et livrets. Qui ? ? NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Qui ? ? NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, Qui apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise ? NON
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion Qui ? ? NON
Table billets entrée : Caisse avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €) Qui ? ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Qui ? ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Qui ? ? NON
  • Pour le poste vente des livres :
Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Qui ? Avec Caroline, Françoise B. et Magali ? NON
Commander les livres nécessaires Qui ? ? NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? ? NON
)
Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Qui ? ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV MAS ? NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse MAS ? NON
Matériels : Stands ACNV MAS ? NON
  • Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :
Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Qui ? ? NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Qui ? ? NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON
Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON
)
Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON
Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON
)


Pendant la fête

Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
Garder sous clés les matériels sensibles
Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins

Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.


  • Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :

Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai

Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.

Pendant la fête

Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...

Matériels nécessaires : au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.

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