Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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==Suivi des actions de préparation==
 
==Suivi des actions de préparation==
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* '''Pour le poste accueil : '''
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Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
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===Pour le poste accueil===
 
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===Pour le poste vente des livres===
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* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
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===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine===
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====Avant la Fête====
 
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!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
 
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
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====Pendant la Fête====
 
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!Centralisation des recettes
 
!Centralisation des recettes
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! Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
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!Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
 
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!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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!Garder les matériels sensibles sous clé.
 
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!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
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===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine===
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====Avant la Fête====
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!Actions avant la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
 
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!Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
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!Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
 
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!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
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====Pendant la Fête====
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!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
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!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
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!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont
 
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'''Pendant la fête'''
 
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: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
 
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: Garder sous clés les matériels sensibles
 
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: Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
 
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: Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
 
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Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
 
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* '''Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :'''
 
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'''Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai'''
 
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: Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
 
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'''Pendant la fête'''
 
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: Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
 
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: Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
 
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'''Matériels nécessaires :''' au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
 

Version du 4 avril 2010 à 23:52

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
liste des ateliers et des horaires Jean-François NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... Sophie NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Qui ? ? NON
Programmes et livrets. Qui ? ? NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Qui ? ? NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, Qui apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise ? NON
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion Qui ? ? NON
Table billets entrée : Caisse avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €) Qui ? ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Qui ? ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Qui ? ? NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Qui ? Avec Caroline, Françoise B. et Magali ? NON
Commander les livres nécessaires Qui ? ? NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Qui ? ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV MAS ? NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse MAS ? NON
Matériels : Stands ACNV MAS ? NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Qui ? ? NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Qui ? ? NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON
Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Qui ? ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Qui ? ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Magali ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Magali ? NON

Matériel

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont Qui ? ? NON
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