Suivi des actions de préparation
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
Pour le poste accueil
| Matériels nécessaires |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
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Jean-François
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Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
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NON
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| liste des ateliers et des horaires
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Jean-François
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NON
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| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
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Sophie
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NON
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| Fournitures diverses : liste des invités
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Sophie
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Réalise et apporte
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NON
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Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas
| Matériels nécessaires |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| 3 tables
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MAS
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?
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NON
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| Étiquette vierge pour badges invités
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Badges équipe organisatrice
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Françoise
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?
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NON
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| Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Programmes et livrets.
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Qui ?
|
?
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NON
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| Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
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Qui ?
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?
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NON
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| Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
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Françoise édite, Qui apporte ?
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?
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NON
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| Table billets entrée : Bulletins adhésion
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Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise
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?
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NON
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| Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
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Qui ?
|
?
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NON
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| Table billets entrée : 3 Caisses (adhésions, entrées, repas)
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
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Qui ?
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?
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NON
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| Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
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Qui ?
|
?
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NON
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| Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
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Qui ?
|
?
|
NON
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Pour le poste vente des livres
Avant la Fête
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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Delphine avec Caroline (à confirmer) et Françoise B.
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?
|
NON
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| Commander les livres nécessaires
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Delphine
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?
|
NON
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| Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
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Qui ?
|
?
|
NON
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Pendant la Fête
| Actions et matériels pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Matériels : 3 tables
|
MAS
|
?
|
NON
|
| Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Matériels : Stands ACNV
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Qui ?
|
?
|
NON
|
Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine
Avant la Fête
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Obtenir la configuration des salles
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Signalétique voir actions Accueil
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Jean-François
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Pris en compte dans Acceuil
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ANNULEE
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| Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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Qui ?
|
?
|
NON
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Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Centralisation des recettes
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Garder les matériels sensibles sous clé.
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Qui ?
|
?
|
NON
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Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine
Avant la Fête
Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
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Qui ?
|
?
|
NON
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Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
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Magali
|
?
|
NON
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| Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
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Magali
|
?
|
NON
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Matériel
| Matériels |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont
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Qui ?
|
?
|
NON
|
